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Wirklich effiziente Meetings (Besprechungen)


Über effiziente Meetings ist schon viel geschrieben worden. In vielen Firmen hängen auch tolle Regeln in den Besprechungsräumen, wie man eine gute Besprechung durchführt etc.

Trotzdem finde ich die meisten Besprechungen sehr ineffektiv (zu wenig Ergebnis) und ineffizient (zu viel Aufwand) und denke mir am Ende: Ich will meine Stunde wieder zurück!

Interessant ist, dass die meisten Leute mit denen ich spreche, dass auch so sehen. Aussagen wie: "Vor lauter Besprechungen kommt man gar nicht mehr zum arbeiten" sind an der Tagesordnung.

Damit stellt sich mir die Frage, was kann man dagegen tun?

Aus meiner Sicht sollte sich jeder insbesondere auf das "dagegen" konzentrieren. Denn ich glaube nicht daran, dass man durch noch tollere Besprechungsregeln, Fortbildung von Mitarbeitern etc. das Problem gelöst bekommt.

Aus meiner Sicht ist die Beste Besprechung die, die nicht stattfindet. Die meisten sind nicht notwendig bzw. es gibt bessere Wege, als eine Besprechung mit X Teilnehmern.

Anbei eine Liste von Ideen, die sicher dazu führen werden, dass die Menge an Besprechungen sinkt und damit die Qualität des Restes besser wird:

1. Meetingslots beschränken: Besprechungen finden nur noch in der Zeit von 10:00 - 12:30 statt.

Der Nachmittag bleibt besprechungsfrei, damit alle sich konzentriert ihrem Tagesgeschäft widmen können.

Sind die 2,5h belegt, muss auf einen nächsten Tag ausgewichen werden.

Vorteil dieser Vereinbarung ist, dass sich auf natürliche Weise eine härtere Priorisierung nach wichtig/unwichtig durchsetzen wird.

Weiterhin wird der Arbeitstag nicht in der Art fragmentiert, dass man zwischen zwei Besprechungen 30 oder 60 Minuten Leerlauf hat, aber mit dieser Zeit nichts angefangen werden kann. Denn "es lohnt sich jetzt gar nicht mit XYZ anzufangen, da ich gleich wieder in eine Besprechung muss".


2. Opt-Out Vereinbarung treffen: Jeder der zu einem Meeting eingeladen wird, wo in der Einladung nicht klar beschrieben ist, was das Ergebnis sein soll, welche Entscheidungen getroffen werden sollen und welcher Beitrag von jedem erwartet wird, darf die Einladung ablehnen.

Damit wird der Druck auf den Einladenden erhöht, sich vorher sehr gut Gedanken zu machen, warum es diese Besprechung geben muss. Es ist besser, dass ich eine Person vorher 20 Minuten Gedanken macht, als wenn 5 Leute 60 Minuten in einem sinnlosen Meeting sitzen. Effizienzverhältnis: 20 Minuten / 300 Minuten.

Wichtig ist, dass nicht ein generisches Ziel wie "Alle sind über ABC informiert" aufgeführt wird. Es ist die Frage vorab zu beantworten "Was nimmt jeder Teilnehmer mit nach Hause?" Und zwar ganz konkret. Wird eine Excel Datei bearbeitet, wir ein Dokument erstellt, werden Aufgaben verteilt?

Ein konkretes Ergebnis ist zum Beispiel: "Wir erarbeiten eine Liste mit Aufgaben, legen den Verantwortlichen fest, definieren einen Termin und die Art des Ergebnisses der Aufgabe."


3. Nur Entscheidungsmeetings durchführen: Besprechungen in denen keine Entscheidung getroffen werden soll, sind nicht notwendig.

Derjenige, der ein Thema behandelt haben will, sollte soweit vorarbeiten, dass in einer Besprechung mit mehr als 2 Teilnehmern auch eine Entscheidung getroffen werden kann. Am geschicktesten ist es drei Varianten vorzustellen und pro Variante die Vor- und Nachteile darzustellen. Weiterhin sollte derjenige, der eine Entscheidung haben will, eine Empfehlung für eine Variante abgeben.

Wichtig ist, dass die Varianten nicht alle "möglich" sein müssen. Es ist durchaus auch sinnvoll Varianten vorzustellen, die nicht in Frage kommen, damit den anderen Teilnehmern klar ist, dass diese Option betrachtet wurde.


Allein diese drei Regeln werden helfen, dass jeder in erheblich weniger Meetings sitzt und seine Zeit verplempert. Allerdings bin ich mir sicher, dass wenige den Mut haben, diese Regeln einzuführen. Warum? Weil dies jedem den Spiegel vorhalten würde und zeigt, wieviele Besprechungen sinnlos sind. Weiterhin müssten sicher einige sich erst daran gewöhnen mit der verfügbaren Zeit auch etwas sinnvolles zu machen. Es gibt auch weniger Ausreden Dinge nicht zu bearbeiten.

Wie auch immer, wer solche Regeln einführen kann, sollte es einmal ausprobieren.
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